Richter+Frenzel senkt Forderungsbestand mit debitorischem Workflow YAMBS

Stuttgart, 12. Juni 2018 – Richter+Frenzel klärt Zahlungsdifferenzen und Forderungsunklarheiten nun automatisiert mithilfe des debitorischen Workflows YAMBS. Dadurch profitiert der Großhändler für Sanitär-, Haustechnik und Tiefbau von einer Arbeitszeitersparnis von rund 30 Prozent, mehr Transparenz in den Klärungsvorgängen und einer Absenkung des gesamten Forderungsbestands.

Als vertriebsgesteuertes Unternehmen bearbeitet Richter+Frenzel pro Halbjahr rund 10.000 unklare Zahlungseingänge, die eine Abstimmung zwischen Vertrieb und Buchhaltung erfordern und viel Zeit in Anspruch nehmen. Beispielsweise wenn ein Kunde zu viel Skonto abzieht, Frachtkosten anfallen oder eine Reklamation vorliegt. Bereits 2010 führte das Unternehmen zur Klärung der Zahlungsdifferenzen den debitorischen Workflow YAMBS von Software4Professionals ein, jedoch veranlassten interne Änderungen und verbesserte technische Möglichkeiten eine Neuerung des Systems.

Das Projektteam um Andreas Möllerhenn, Teamleiter in der Debitorenbuchhaltung bei Richter+Frenzel, ermittelte gemeinsam mit Software4Professionals die neuen Anforderungen und setzte diese schrittweise im neuen Workflow um, während der bisherige parallel weiterlief, sodass keine Unterbrechungen im Tagesgeschäft entstanden. „Wir wünschten uns eine einfache Handhabung wie auf dem Smartphone, per Knopfdruck direkt ins System und möglichst klare Vorgaben“, beschreibt Andreas Möllerhenn die Ausgangslage. Die wichtigste Neuerung betraf die Hierarchiestufen. Im neuen Workflow sind vordefinierte Genehmigungshierarchiestufen im System festgeschrieben. Diese Maßnahme schafft klare Zuständigkeiten, sodass der Klärungsprozess schneller ablaufen kann.

Eine weitere Neuerung betraf Anpassungen der Differenzgründe. Neben Skonto, Gegenrechnungen, Frachtkosten, Preisdifferenzen und Retouren kamen Spesen und Verzugszinsen neu hinzu und wurden mit hohem Automatisierungsgrad in die Workflowumgebung integriert. So kann der Vertrieb bei einigen Differenzgründen eigenständig handeln. Beispielsweise wird beim Differenzgrund Skonto, nach Freigabe durch den Vertrieb, automatisch ausgebucht, ohne dass die Buchhaltung involviert ist. Bei Preisdifferenzen, Frachtkosten und Gegenrechnungen sendet der Workflow eine Benachrichtigung an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter. Nach Erstellung der Gutschriften werden diese Positionen ebenfalls automatisch ausgebucht. Um möglichst wenige Mitarbeiter einzubinden, wurden die Zuständigkeiten im neuen Workflow bewusst eng gehalten.

Das Projekt konnte in Zusammenarbeit von Software4Professionals und dem Projektteam um Andreas Möllerhenn innerhalb von drei Monaten realisiert werden und zeigt deutliche Verbesserungen. Mit dem neuen Workflow konnte der Automatisierungsgrad erhöht und die Buchhaltung und stark entlastet werden, da der Vertrieb nun stärker eingebunden ist. Dank der vordefinierten Hierarchiestufen und der neuen Benachrichtigungsfunktion haben sich die Reaktionszeiten deutlich verbessert. „Gegenüber dem alten Workflow haben wir mittlerweile eine Zeitersparnis von 30 Prozent erreicht“, resümiert Möllerhenn. Zudem kann der Workflow selbstständig in der Buchhaltung gepflegt werden und ist unabhängig von einer Betreuung durch die IT-Abteilung.

Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP-Beratung profitieren Unternehmen von maßgeschneiderten Lösungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware-Suite YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avise-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei über 170 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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UniPRO/DATEV – die Standardschnittstelle zwischen Dynamics 365 und DATEV pro

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Unidienst GmbH bietet mit UniPRO/DATEV eine Schnittstelle zwischen Dynamics 365 for Sales und DATEV pro, mit der bereits im Standard Debitoren- und Rechnungsdaten nach DATEV übergeben und Zahlungen aus DATEV importiert werden. Neu ist der Import von Kreditoren, Eingangsrechnungen und die Bereitstellung von Arbeitszeitdaten zur Lohnabrechnung mit LODAS.

Mit Dynamics 365 for Financials bietet Microsoft demnächst auch klein- und mittelständischen Betrieben eine Applikation für Finanzmanagement – basierend auf dem bisherigen Werkzeug Microsoft Dynamics NAV, Project Madeira. So steht auch für die CRM Funktionen in Dynamics 365 for Sales, eine Businesslösung für die Finanzbuchhaltung aus dem Hause Microsoft bereit. Viele Unternehmen, die noch Microsoft Dynamics CRM einsetzen oder mittlerweile zu Dynamics 365 wechselten, haben jedoch DATEV im Einsatz, sind damit zufrieden und möchten das Programm künftig beibehalten.

Unidienst bietet mit UniPRO/DATEV eine Standardschnittstelle zwischen Dynamics 365 for Sales bzw. Microsoft Dynamics CRM und DATEV pro an. Diese wird als Applikation für online und lokale Varianten ausgeliefert und kann vom Kunden selbst konfiguriert und in Betrieb genommen werden. Sie beinhaltet die Übergabe von Debitoren und Rechnungen bzw. Teilrechnungen von Dynamics 365 nach DATEV und umgekehrt die Übernahme von Zahlungen. Darüber hinaus gibt es mittlerweile praktische Erweiterungen:

Unidienst kam dem Kundenwunsch nach, dass in DATEV gebuchte Eingangsrechnungen in das CRM-System übernommen werden. Dabei werden Kreditoren in Dynamics 365 angelegt und zusammen mit den Debitoren nach DATEV übergeben. Gibt es in DATEV gebuchte Eingangsrechnungen, werden diese importiert und in CRM dem Kreditor zugewiesen.

Ein wesentlicher Nutzen ist weiter, die Lohn- und Gehaltsabrechnung über das DATEV-Rechenzentrum. Jetzt möglich, indem die Lohn- und Personaldaten über die Schnittstelle an LODAS übergeben werden. Die in Dynamics 365 bei den einzelnen Geschäftsprozessen eingetragenen Arbeitszeiten werden nach DATEV übermittelt und die Entgeltabrechnung durchgeführt – inklusive Reisespesen und Ãœberstunden.

Die DATEV-Schnittstelle setzt die Berechnung der Mehrwertsteuer im Rahmen der Rechnungslegung voraus, weswegen diese Bestandteil der Lösung ist. Sie eignet sich somit auch gut für Unternehmen, die bereits Dynamics 365 oder Microsoft Dynamics CRM im Einsatz haben und damit ab sofort fakturieren möchten.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als Microsoft Partner, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und ERP-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

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