Im Griff: Komplexe IT-Produkte und Massendaten in der Auftragsbearbeitung

Produkte und Umfeld von IT- und Softwareunternehmen sind dynamisch und schnelllebig. Entwickelt wird stets am Puls der Zeit. Für die Auftragsbearbeitung bedeutet dies hoher administrativer Aufwand, den Unidienst mit stringenten Prozessen für Microsoft Dynamics 365 automatisiert. SalesorderManagement in Zeiten von OnPremise und Cloud, Apps und Solutions, Project Management und Hotlinediensten.

Die Anforderungen von IT- und Softwareunternehmen an die Auftragsbearbeitung ändern sich täglich. Unidienst spürt dies als Entwickler und Anbieter selbst und steckt hohen Entwicklungsaufwand in das SalesorderManagement der eigenen Lösung UniPRO/Software & Consulting. Mit der am Markt vorherrschenden Dynamik umgehen – wie?

Die Digitalisierung ändert das Kunden- und Interessentenverhalten laufend. User sind gewohnt an Apps und Tools. Heruntergeladen und ausprobiert – gefordert sind neben paraten Testumgebungen schnelle Reaktionszeiten in Vertrieb und Service.

Die Produktstruktur von Online- und OnPremise-Lizenzen unterscheidet sich. Womöglich kombiniert der Kunde eine Vielzahl an Apps, mit inkludiertem Anspruch auf Wartung. Abgerechnet als monatliche Miete. Bei Konstellationen von Produkten, die als Konglomerat funktionieren sind die Softwareversionen im Kundeninventar zu dokumentieren. Produktbündel sind meist günstiger als einzelne Lösungen. Preislisten, Angebote, Rabatte – komplexe Lizenzierung erfolgt fehlerfrei oft nur per Konfiguration.

Administrativ ist es ein großer Unterschied, ob Lizenzen einmalig oder monatlich abgerechnet werden. UniPRO/Software & Consulting geht auch als Cloud-Lösung mit Massendaten um. Aufträge, die als Miete oder Wartung bzw. Service periodisch zu fakturieren sind, werden zur Fälligkeit gesamt verarbeitet. Der UniPRO/ReportManager stellt die Rechnungsbelege den Kunden zu und legt die Dokumente auf Microsoft SharePoint ab. Dieser Ablauf ist mit Standardprozessen von Microsoft Dynamics 365 allein nicht effizient möglich.

Lizenzmodelle und Dienstleistungen erfordern eigene Angebotsarten. Das SalesorderManagement berücksichtigt die Eigenheiten von Online-/OnPremise-Produkten als Angebote, Bestellscheine, Service-, Wartungs- und Softwarenutzungsverträge. Jedem Produkttyp folgt die spezifische Behandlung des Auftrags im CRM-System.

Selbiges gilt für Dienstleistungen. Projektmanagement unterscheidet sich von Serviceleistungen. Unabhängig davon, ob Kunden Microsoft Dynamics 365 Project Service Automation oder die Prozesse von UniPRO/Software & Consulting verwenden – die Abrechnung erfolgt mit SalesorderManagement.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Seit 2003 plant und realisiert Unidienst kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen..

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Anwendertest: Telematik für den Transporteur ohne eigenen Fuhrpark

AIS ist ein geprüftes Mitglied der TOPLIST der Telematik

BildHamburg (pkl), 11.02.2019.
Bei der Wahl zwischen drei verschiedenen Telematik-Anbietern entschied sich die erfolgreiche und traditionsreiche Mannheimer Transport-Gesellschaft Bayer GmbH für die Ulmer AIS GmbH.

Seit bald 100 Jahren existiert die Mannheimer Transport-Gesellschaft Bayer GmbH, kurz MTG. Als Experte nicht nur, aber insbesondere für den Stückguttransport ist die MTG zudem auch Teil der umfangreichen Stückgut-Kooperation CargoLine. Das Mannheimer Transportunternehmen blickt auf eine erfolgreiche Vergangenheit zurück und erwartungsvoll in die Zukunft: Dass man bei MTG nie den Blick nach vorne verliert, beweist unter anderem die Bereitschaft zur Digitalisierung, welche die MTG zusammen mit der Ulmer AIS GmbH seit 15 Jahren stets am Puls der Zeit vollzieht. Dabei hebt sich die MTG in einem Punkt von anderen Spediteuren ab: Es gibt keinen eigenen Fuhrpark.

Was digitalisiert ein Transportunternehmen eigentlich so ganz ohne Fahrzeuge, mag man sich fragen. ,Nahezu alles‘ könnte die Antwort der Mannheimer Transport-Gesellschaft Bayer GmbH lauten. Denn man setzt komplett auf die Arbeit mit Subunternehmen bei der Abwicklung von mehr als einer halben Million Sendungen pro Jahr.

Vor ungefähr 15 Jahren fand MTG zum Telematik-Anbieter AIS aus Ulm. Dem voran ging die Wahl zwischen drei verschiedenen Telematik-Anbietern. „AIS waren die einzigen, die all unsere Anforderungen abbilden konnten“, bringt es Holger Kuhlmann, IT-Manager bei MTG, auf den Punkt. Damals noch eine technische Neuheit: die Abholscannung. Durch das Aufkleben eines Barcodes kann der Fahrer Sendungen bereits bei der ersten Abholung mit einem Lieferschein „verheiraten“ und so eine frühe Sortierung ermöglichen. Weitere Daten zur Sendung werden dann nachträglich erfasst. „Man ersparte sich damit einen ,großen Berg‘ aus Sendungen“, überspitzt Kuhlmann. Da der Fahrer die Ware bereits scannt und sie damit im System in Echtzeit erfasst wird, kann diese bereits während der Fahrt zum Umschlagplatz zugeordnet werden. Bei Ankunft landet dann nicht alles „auf einem Haufen“, sondern kann direkt zum vorab zugeordneten Tor oder z.B. ins Lager gebracht werden. Heute ist dieses Feature aus gutem Grund Standard.

Tester:
Mannheimer Transport-Gesellschaft Bayer GmbH

Interviewpartner:
Herr Holger Kuhlmann, IT-Manager

Autor:
Martina Scheffler, Telematik-Markt.de

Kerngeschäft:
Stückgutspediteur im Netzwerk der CargoLine

Personal/Fuhrpark:
ca. 150 Mitarbeiter/nur Subunternehmer

Wirkungskreis:
50km Umkreis von Mannheim

Anforderungsprofil des Anwenders:
Innerhalb des Stückgut-Netzwerks CargoLine wurde das Anwenderunternehmen aufgefordert, eine Telematik-Lösung einzuführen. Ursprünglich um Statusrückmeldungen an das Stückgutnetzwerk CargoLine zu liefern, wurde bei MTG eine Telematik-Lösung von AIS eingeführt und daraufhin das gesamte Auftragsmanagement digitalisiert. Besonderheit bei der Mannheimer Transport-Gesellschaft Bayer GmbH: Das Unternehmen arbeitet ausschließlich mit Subunternehmern.

Transporte ganz ohne Fuhrpark

Die Ware wird von MTG abgeholt, umgeschlagen und auf die weiteren Routen verteilt. Der Transport auf der Straße erfolgt dabei jedoch ganz ohne eigene Fahrzeuge. Stattdessen setzt MTG auf Subunternehmer mit fest zugeordneten Fahrern. Da die AIS-Telematik seitens der Fahrer mit mobilen Endgeräten bedient wird, ist die Lösung bestens zur Einbindung von Subunternehmern geeignet. Die App läuft auf Smartphones, Tablets und Scannern verschiedenster Hersteller – bei MTG entschied man sich dafür, professionelle Scanner von AIS zu beziehen und an die Subunternehmer zu vermieten. Damit erreicht MTG eine lückenlose Dokumentation bis auf Packstückebene. Über die AIS-App wird zudem auch die Navigation mit Sygic über den Auftrag gestartet und somit der gesamte Transport von Abholung bis Zustellung verknüpft. Bestens vorbereitet mit ETA Fahrzeugdaten sind für MTG irrelevant, nicht aber die Transportzeit bzw. die Ankunftszeit. Zur Ermittlung dieser ETA („Estimated Time of Arrival“) agiert die AIS-Telematik als führendes System. Es errechnet die ETA und gleicht den Auftragsfortschritt laufend mit geplanten Zeitfenstern ab. Vorabinformationenzu geplanten Ankunftszeiten sind heutzutage enorm wichtig und ermöglichen den entscheidenden Vorteil, Tore vorab zuzuordnen und die Abläufe effizienter zu regeln.

Fahrer freuen sich über digitale Kommunikation
Die Mitarbeiter der MTG bzw. auch die externen Fahrer haben etliche Vorteile bemerken können, die sich mit Telematik im Laufe der Jahre ergeben. Kuhlmann erinnert sich zurück, dass „früher“ – und wir sprechen hier von ca. 15 Jahren – zwar auch schon gescannt wurde, die Scanner jedoch nicht mobil übertragen konnten. Sprich: Man scannte alle Sendungen und stellte den Scanner erst nach Tourende für mehrere Minuten in eine Docking-Station. Dort wurden die Daten ausgelesen und standen erst dann zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Heutzutage kaum noch vorstellbar.

Und noch etwas hat sich insbesondere aus Sicht der Mitarbeiter geändert: „Die Fahrer freuen sich, dass sie nicht mehr so viel mit der Dispo telefonieren müssen“, erklärt Kuhlmann schmunzelnd. Die Aufträge werden mit allen relevanten Informationen einfach direkt ans Endgerät geschickt. Wenn darüber hinaus Fragen bestehen, wird eine Kurznachricht gesendet. Ansonsten ist alles Wissenswerte zum Auftrag, beispielsweise auch mit Kontaktdaten des Empfängers, bereits hinterlegt und jederzeit verfügbar – ohne dass kryptische handschriftliche Notizen zum Auftrag entziffert werden müssten.

Schulung im Laufe der Zeit
Damit alle Fahrer das System von Beginn an korrekt nutzen, schultHolger Kuhlmann die Anwendung persönlich. Über die Jahre bemerkte er da natürlich auch eine Weiterentwicklung der Nutzerfreundlichkeit. Dauerte eine Schulung ursprünglich noch fast eine Stunde, so geschieht dies heute dank Android und intuitivem App-Design in knapp zehn Minuten. Um den Vorgang zu vereinfachen, stellte sich Holger Kuhlmann Schulungsunterlagen für die MTG-spezifischen Abläufe zusammen – eine Anregung, die auch bei AIS gut ankam und inzwischen in die eigenen Schulungsleitfäden eingearbeitet wurde.

Da war mal was vor zehn Jahren…
In 15 Jahren Zusammenarbeit sollte es hier und da auch mal zu kleine Herausforderungen gekommen sein, möchte man meinen. Danach gefragt, muss sich Holger Kuhlmann jedoch ungefähr zehn Jahre zurückerinnern. „Damals gab es Probleme mit ein paar Scannern, die häufiger repariert werden mussten. Mit AIS hatte das eigentlich überhaupt nichts zu tun“, erklärt Kuhlmann und lobt AIS sogar in diesem Zusammenhang. So wurde die Reparatur über AIS abgewickelt und dies erfolgte immer in kürzester Zeit.

Aktuelle „Zwischenfälle“? Dem IT-Manager der MTG fällt hierzu nichts Nennenswertes ein. „Wenn irgendwas ist, erreicht man die Leute von AIS sofort. Und wenn mal wirklich etwas ein bisschen hakt, dann geht man halt zur Frau Rodermund [Vertrieb bei AIS / Anm. d. Red.]. Die kümmert sich dann um alles“, lobt Kuhlmann.

Fazit
Einer der wichtigsten Vorteile durch den Einsatz der AIS-Telematik ist die Entlastung der Fahrer, welche sich beispielsweise durch die Echtzeitkommunikation zum gesamten Auftrag ergibt. Auch die optimierte Disposition aufgrund stets aktueller Positionsdaten zu den Transporten ist von unschätzbarem Wert für MTG, denn aufgrund der Ortung und des Auftragsfortschritts werden auch Leerfahrten oder überflüssige Fahrkilometer vermieden. Heute noch genauso wertvoll wie vor zehn Jahren ist für Kuhlmann natürlich auch die Abholscannung, welche die gesamte Tagesplanung erleichtert. Als nächstes soll zusammen mit AIS die Routenplanung vollautomatisiert und bereits bei der Abholung optimiert werden, beschreibt Kuhlmann die aktuelle Planung mit AIS. Denn bei MTG plant man auch in den nächsten Jahren fest mit dem Ulmer Telematik-Anbieter.

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Tech Mahindra akquiriert DynaCommerce

Tech Mahindra, ein führender Anbieter von Services und Lösungen für die digitale Transformation, IT, Netzwerke, Consulting & Engineering Services, hat eine Vereinbarung zum Kauf von 100% der Anteile an DynaCommerce Holding B.V. unterzeichnet. Damit wird DynaCommerce eine Schlüsselrolle bei der Weiterentwicklung von Tech Mahindras Customer Experience Strategie spielen. Beide Unternehmen arbeiten bereits einige Jahre zusammen, um einer Reihe von Kunden weltweit Lösungen zur Orchestrierung von Omnichannel, Multi-Play Vertriebs- und Delivery-Services anzubieten.

Die Akquisition ermöglicht DynaCommerce, den Service für seine Kunden weiter zu verbessern. Tech Mahindra“s Status als international bekanntes Unternehmen verhilft DynaCommerce dazu, schneller zu skalieren und mehr Möglichkeiten auf globaler Ebene auszuschöpfen.

Digitale Synergie

Tech Mahindra stärkt mit diesem Schritt seine 3-4-3 Strategie. Diese zielt darauf ab, die 3 Mega-Trends Connected Devices, 5G und die Explosion an Videos zu nutzen. Hierfür setzt Tech Mahindra bei der Investition in Zukunftstechnologien auf 4 große Bereiche, um Kunden dabei zu unterstützen, ihre 3 primären Ziele zu erreichen: Run Better, Change Faster and Grow Greater. Einer der vier Kern-Investitionsbereiche sind Connected Customer Experiences (vernetzte Kundenerlebnisse), bei denen Digitales, Design und Konvergenz zusammenspielen. Neben den früheren Akquisitionen der BIO Agency (UK) und Pininfarina (Italien), ist die Akquisition von DynaCommerce ein weiterer Schritt für Tech Mahindra, um dieses Versprechen einzulösen.

Darüber hinaus bringt Tech Mahindra seine Telco-Expertise und seine Kompetenz in Sachen Künstlicher Intelligenz (KI), Automation und Processes Management ein und unterstützt damit DynaCommerce, seine Angebote und Marktreichweite zu vergrößern und zu verbessern.

DynaCommerce

Dynacommerce bietet Ende-zu-Ende-Lösungen, die alle Kanäle verbinden, v.a. für Unternehmen in den Branchen Mobil- und Festnetz-Telefonie, Kabel, Medien und Versorgungsbetriebe. Damit vereinfacht Dynacommerce die digitale Transformation und gewährleistet die agile Bereitstellung digitaler Services. Die praxisorientierten Lösungen von Dynacommerce verändern die Art und Weise der Service Delivery rapide, indem sie aktuelle und künftige Customer Journeys und Geschäftsmodelle jeder Art und jeder Komplexität unterstützen. Für Dynacommerce ist die noch engere Zusammenarbeit mit Tech Mahindra der nächste Schritt, um die Reichweite in mehreren Märkten und über verschiedene CSPs hinweg schnell zu vergrößern.

Rick Centeno, CEO von DynaCommerce: „Wir freuen uns sehr, Teil des Tech Mahindra Ökosystems zu werden. Wir teilen dieselbe Vision, wie sich großartige Customer Experience in der digitalen Welt umzusetzen lassen. Das verleiht uns die nötigen Ressourcen und das Profil, um auf globaler Ebene erfolgreich zu sein.“

CP Gurnani, MD & CEO, Tech Mahindra: „Der Fokus von Tech Mahindra lag auf Run Digitally, Change Digitally, Grow Digitally – das heißt, unsere Kunden dabei zu unterstützen, ihr Geschäft auf eine digitale Basis zu stellen, sich digital zu transformieren und in den digitalen Bereichen zu wachsen. Die Investition in DynaCommerce unterstützt unsere Strategie zur digitalen Transformation konkret und ermöglicht uns, unseren Kunden ein zukunftssicheres und zukunftsfähiges digitales Erlebnis zu bieten.“

Tech Mahindra repräsentiert die vernetzte Welt mit innovativen und kundenorientierten IT-Dienstleistungen und Lösungen, die es Unternehmen, Partnern und der Gesellschaft ermöglichen, zu wachsen (Rise™). Das Unternehmen mit einem Umsatz von USD 4,9 Milliarden hat mehr als 118.390 Mitarbeiter in 90 Ländern und unterstützt über 930 globale Kunden, darunter auch Fortune 500-Unternehmen. Die Innovationsplattformen und wiederverwendbaren Assets von Tech Mahindra verbinden sich über eine Reihe von Technologien, um den Stakeholdern einen greifbaren Geschäftswert zu bieten. Tech Mahindra ist das höchstplatzierte Nicht-US-Unternehmen in der Forbes Global Digital 100 Liste (2018) und in der Forbes Fab 50 Unternehmen in Asien (2018).

In Deutschland ist Tech Mahindra mit über 600 Mitarbeitern an neun Standorten vertreten und bedient Kunden branchenübergreifend.

Tech Mahindra ist Teil der Mahindra Gruppe. Mit über 200.000 Mitarbeitern in mehr als 100 Ländern erwirtschaftet sie einen Umsatz von USD 21 Milliarden. Die Mahindra Gruppe hat eine führende Position in den Märkten Nutzfahrzeuge und Traktoren, Sekundärmarkt, Informationstechnologie und Ferieneigentum.

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Digitale Prozesse im Versicherungsalltag auf Knopfdruck

Individuelle Endkunden-Portallösung sorgt für schnelles Versicherungsgeschäft

Köln, 7. Februar 2019.
Wer in Zukunft in der Versicherungsbranche bestehen möchte, muss sich stärker an den geänderten Erwartungen der Kunden und Vertriebe orientieren. Im Zeitalter der Digitalisierung sind Endverbraucher nicht mehr bereit, wochenlang auf die Antwort ihrer Versicherung zu warten. Wer sich einen Vorteil in der Branche verschaffen und Zeit sowie Kosten einsparen möchte, setzt deshalb auf Automatisierung. „Mit unserem flexiblen Endkunden-Portal haben wir ein Instrument erschaffen, mit dem sämtliche Geschäftsvorfälle abgebildet werden können ohne Mithilfe eines Vermittlers“, erklärt Michael Reusch, Inhaber und Geschäftsführer der smartlutions GmbH. Das Kölner Unternehmen implementiert IT-Lösungen für kaufmännische Prozesse insbesondere bei Finanz- und Versicherungsunternehmen.

„Mit unserer QuickStart-FinTech-Plattform bieten wir eine hochgradig individualisierbare Lösung für den Endkunden“, ergänzt der Software-Experte. Damit ist es insbesondere auch kleinen und in Gründung befindlichen Unternehmen möglich, schnell und mit geringem monetären Einsatz Digitalisierung zu betreiben. „Des Weiteren bietet smartlutions mit dem Endkunden-Portal ein vollständig individualisierbares System, in dem mehr als nur ein Logo oder Bilddateien austauschbar sind“, so Michael Reusch. Dies bedeutet, dass dem Endkunden ein Tool-Set zur Verfügung gestellt wird, welches auch den ein oder anderen „ausgefallenen Prozess“ enthält und dabei die eigene Markenbildung des Maklers als unkomplizierte und kundenorientierte Servicestelle unterstützt.

Ein weiteres Key-Feature des Endkunden-Portals ist das Bestandsübertragungs-Tool. Vom Endkunden angelegte Verträge können direkt inklusive unterschriebenem Maklervertrag sowie unterzeichneter Maklervollmacht zur Bestandsübertragung an die jeweilige Gesellschaft geschickt und im eigenen Bestandssystem angelegt werden. Dies vereinfacht sowohl den digitalen Start als Online-Makler als auch die digitale und einfache Datenbeschaffung im Allgemeinen.

„Wir möchten, dass jeder in der Finanz- und Versicherungsbranche von der Digitalisierung profitiert – auch die kleineren Unternehmen und Maklerbüros. Das Endkunden-Portal ist ein perfektes Tool, um die Kunden da abzuholen, wo sie sich heutzutage befinden – an ihrem Handy oder im Internet“, betont der Digitalisierungsprofi. Makler ermöglichen so ihren Endkunden den Zugriff auf ihren eigenen Daten- und Vertragsbestand sowie auf verschiedene Prozesse.

Versicherungstechnische Geschäftsabläufe zwischen Endkunden und Makler seien so um ein Vielfaches vereinfacht – eine Schadenmeldung beispielsweise landet mit nur wenigen Klicks direkt bei der Gesellschaft und im Bestands- oder Schadensystem.

Weitere Informationen zum Einsatz von Kundenportalen und Apps, die smartlutions GmbH und den Digitalisierungs-Experten Michael Reusch gibt es unter www.smartlutions.net

Hintergrund:

Michael Reusch ist Versicherungskaufmann, Diplom-Wirtschaftsjurist (FH), Digitalisierungsprofi sowie Gründer und Geschäftsführer der in Köln ansässigen smartlutions GmbH – ein Unternehmen, das sich auf standardisierte, vor allem aber individuelle IT-Lösungen für die Finanz- und Versicherungswirtschaft sowie die Dienstleistungsbranche spezialisiert hat. smartlutions entwickelt Kunden-Portale, Intranets und dazu passende Apps. Das Unternehmen beschäftigt sich darüber hinaus intensiv mit der Automatisierung von kaufmännischen Prozessen und bietet mit „IHR ROBOT“ Software-Roboter für vollautomatisierte Abläufe. Michael Reusch möchte als Experte für einen niedrigschwelligen, kostengünstigen und einfachen Einstieg in das komplexe Thema Digitalisierung werben. Sein Unternehmen entwickelt deswegen auch hochgradig individuelle Lösungen nach Maß, die in wenigen Tagen startbereit sind, sich in die bereits bestehende IT-Infrastruktur einbinden lassen und intuitiv bedienbar sind. smartlutions-Lösungen erleichtern Menschen die Verwaltungstätigkeit, werden sie aber niemals vollständig ersetzen können – sie sind damit auch ethisch und nachhaltig im Sinne einer Erleichterung des Arbeitsalltags. Michael Reusch steht für eine menschliche Digitalisierung, die sich auch kleine Unternehmen leisten können und die den Nutzen sowohl für den Kunden als auch für die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. Er ist damit einer der führenden Spezialisten rund um die Themen Automatisierung, Digitalisierung und Robotisierung von kaufmännischen Prozessen und Verwaltungsaufgaben und gilt als Pionier an der Schnittstelle zwischen Finanzwirtschaft und IT. Seine Erfahrungen sammelte er in großen Versicherungskonzernen als Projekt-Manager, Business-Analyst und in mehreren Leitungsfunktionen. Sein Wissen gibt er als Autor, Berater und Referent weiter, er steht aber auch als externe IT-Abteilung zur Verfügung. Sein Fokus abseits der IT-Lösungen: ein effektiverer Vertrieb und eine smartere Arbeitswelt.

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