Das A und O jeder Agentursoftware: gute Beratung

… denn sonst steht man da wie eine Bundesliga-Mannschaft ohne Trainer: Da fehlt jemand, der die Potenziale so lenkt, dass sie sich bestmöglich auszahlen. Darum ist die Kundenberatung bei easyJOB genauso hochwertig wie die Qualität unserer Datenbank – mit individuell passenden Angeboten für Start-ups und etablierte Mittelständler genauso wie für internationale Großagenturen.

Wie sieht die perfekte Agentursoftware aus? Wer sich auf die Suche macht, hat meist folgende Antwort parat: Das Programm soll die Abläufe aller Einheiten optimal abbilden und unterstützen, dabei die Verwaltung vereinfachen und gleichzeitig leicht zu bedienen sein – am besten völlig intuitiv. Jeder Wunsch für sich ist nachvollziehbar, doch alles auf einmal kann auch die beste Lösung nicht liefern. Schließlich zeichnet sich eine gute Agentursoftware auch durch ihre Funktionstiefe aus; so lässt sie sich immer wieder an neue Anforderungen anpassen. Dadurch bietet sie vielfältige Möglichkeiten, und jeder Kunde ist gut beraten, sich zunächst damit vertraut zu machen.

Den Prozess der Implementierung gilt es darum gut zu planen, schließlich entscheidet er wesentlich darüber, wie schnell und vor allem nachhaltig die Software fortan ihre Wirkung entfalten kann. In Abstimmung mit dem Anbieter sollte der Kunde darum zunächst ein paar zentrale Fragen klären:

– Wo ist mein zentraler „Pain Point“ – wobei soll mir die Software also als erstes helfen? Welche Prioritäten haben die anderen Funktionsbereiche?
– Welche Daten will/muss ich hierfür ins neue System importieren?
РWie sind sie dort strukturiert, um bestm̦glich zu arbeiten?
– Wer soll operativ mit der Software arbeiten und braucht dafür welche Berechtigungen – und wer nicht?
– Welche Nutzer brauchen wie schnell welche Art der Schulung?

Unser Grundsatz: Wir schauen ganz genau, was jeder einzelne Kunde braucht

Ein großes Plus ist unsere jahrzehntelange Erfahrung mit allen Arten von Unternehmen: Unsere Agentursoftware easyJOB ist sowohl bei kleinen Gründern mit einer Handvoll Freelancern als auch bei Full Service-Anbietern mit Hunderten von Mitarbeitern erfolgreich im Einsatz – und vor allem bei einer Vielzahl etablierter inhabergeführter Agenturen von Event-Management über PR bis hin zu Media- und Digital-Fokus.

„Jede Agentur ist anders, jede hat eigene Vorstellungen von Abläufen und Prozessen. Auf diese individuellen Bedürfnisse einzugehen und am Ende für genau diesen Kunden die beste Lösung zu finden, das ist die große Herausforderung.“ (Florian Hartmann, Berater bei easyJOB)

Manche Kunden arbeiten bereits seit Jahren mit diversen Datenbanken und suchen bei uns nach besseren Angeboten, weil die bisherigen Lösungen es nicht geschafft haben, mit ihnen mitzuwachsen. Andere sind als Start-ups zum ersten Mal mit der Herausforderung konfrontiert, eine professionelle Softwarelösung zu finden, um Prozesse besser zu strukturieren.
Die Anforderungen sind entsprechend unterschiedlich: Viele kleinere Kunden wünschen sich eher konkrete Handreichungen, strukturierte Anleitungen und Best Practices; die größeren kommen meist mit klaren Vorgaben, wie sie ihre vielfältigen Prozesse und Netzwerke abgebildet sehen wollen.

„Als Berater freut es mich immer, wenn Kunden offen sind und meine Erfahrung mit anderen Agenturen nutzen, statt zu sagen: ,Genau so muss es laufen.““ (Wolfgang Schwarz, Berater bei easyJOB)

Klar ist auch: Die Agenturwelt verändert sich ständig – darum reagieren wir gemeinsam mit unseren Kunden auf neue Anforderungen im Tagesgeschäft, etwa die wachsende Bedeutung agiler Prozesse, digitale Vernetzung oder die Verzahnung verschiedener Unternehmensbereiche. Durch Anpassungen an veränderte technische Möglichkeiten entwickeln wir easyJOB fortwährend weiter und aktualisieren unsere Software regelmäßig mit neuen Features und Funktionen.

Mentor, Partner, Klagemauer – unsere Berater haben viele Aufgaben

Selbst die beste Technik kann allerdings nutzlos sein, wenn sie nicht zum konkreten Bedarf in der jeweiligen Situation passt. Um in der Fußballersprache von Anfang zu bleiben: Richtig geschmeidig läuft das Passspiel im Agenturalltag erst, wenn Ihr Berater die Software auch optimal für Ihre Zwecke anpasst – maßgeschneidert quasi.
Bei easyJOB liegt uns die Qualität der Beratung daher seit jeher am Herzen. Zentral ist der persönliche Ansprechpartner, den Sie für Ihre Anliegen an Ihrer Seite wissen und jederzeit um Rat fragen können – ganz ohne Helpdesk- oder Ticketsystem, wo Sie stundenlang auf Antworten warten müssen. Betrachten Sie ihn als Mentor, bei Bedarf auch einmal als „Klagemauer“ und vor allem als Sparringspartner, mit dem Sie gemeinsam neue Wege finden können.

„Gute Beratung beginnt bei schneller Erreichbarkeit und zeitnahem Feedback an meine Kunden. Ich muss über das nötige Fachwissen verfügen und genau zuhören können, schließlich entscheide ich nicht allein, sondern immer zusammen mit meinem Kunden.“ (Petra Sadowski, Beraterin bei easyJOB)

Damit unsere Berater Ihnen in jeder Lage hilfreich zur Seite stehen, haben wir hohe Anforderungen an ihre Qualität und Qualifikation. Sie starten bei uns mit intensiven internen Schulungen – bis zur ersten selbstständigen easyJOB-Implementierung dauert es bis zu einem Jahr. Denn um unsere Software optimal abzustimmen, braucht es neben Branchenwissen (alle unsere Berater verfügen über langjähriges Branchenwissen mit vertiefter Expertise mit Blick auf Werbe- und Mediaagenturen) und Erfahrungen aus diversen Implementierungen auch viel Know-how über unser Produkt. Schließlich ist unser Anspruch, dass sie alle easyJOB-Einstellungen und -Parameter souverän beherrschen.

„Besonders herausfordernd finde ich es, wenn ich einem Kunden Möglichkeiten zur Verbesserung zeige – der aber nichts ändern möchte, mit dem Argument: ,Das haben wir schon immer so gemacht!“ Dann sind Ãœberzeugungsarbeit und gute Argumente gefragt.“ (Wolfgang Schwarz)

Unsere Unterstützung ist Ihnen sicher, solange Sie wollen

Auch nach erfolgreicher Implementierung lassen wir unsere Kunden nicht allein – unsere Berater stehen Ihnen jederzeit weiter zur Verfügung. Damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind, bieten wir außerdem regelmäßige easyJOB-Updates an – mindestens eines pro Jahr ist garantiert.
Die Beratungen und Schulungen können sowohl bei Ihnen als auch bei uns im Haus stattfinden, alternativ online oder am Telefon.
Wer es besonders unkompliziert wünscht, wählt unser Beratungs-Abonnement: Damit können Sie laufende Schulungsleistungen zum vergünstigten Satz im Voraus budgetieren.

Fragen? Wünsche? Rufen Sie uns unverbindlich an; wir beraten Sie sehr gerne!

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Was muss eine Agentursoftware wirklich können?

In der Startup-Phase verließ sich die Münchner Kommunikationsagentur in a nutshell bei kaufmännischen Themen noch auf Insellösungen und handgestrickte Workarounds. Doch als bereits nach einem Jahr der 25. Mitarbeiter anheuerte, war klar: Wir brauchen eine professionelle Agentursoftware!

Wie solch ein Auswahlprozess abläuft und welche Aha-Erlebnisse dabei entscheidend sind, erzählt Timo Pauli, Digital Consultant bei in a nutshell.

Finde die ideale Agentursoftware – der Auftrag war klar. Aber wie komme ich zur richtigen Lösung? Woran orientiere ich mich bei der Auswahl? Und welche Tools kommen überhaupt infrage? Zumindest den letzten Punkt klären wir ziemlich fix: Wir fragen diverse befreundete Agenturen, was sie empfehlen. So haben wir bald eine Liste mit fünf Software-Anbietern.

Die Vorauswahl ist noch recht einfach…

Die eigentliche Arbeit beginnt jetzt: Wir müssen die Lösungen so detailliert wie möglich vergleichen, schließlich wollen wir von der Software möglichst umfassend und zugleich lange Zeit profitieren. Also machen wir uns zunächst in einer Excel-Tabelle ein vergleichendes Bild von den jeweiligen Funktionen. Bei den meisten Anbietern finden wir dazu einiges auf ihren Websites. Zusätzlich beantragen wir bei allen einen kostenfreien Testzugang, um die wesentlichen Features durchzuklicken. Außerdem recherchieren wir online die Urteile bisheriger Nutzer.
Durch diesen Vergleich kommen wir zu ersten wichtigen Erkenntnissen. Denn zwei der fünf potentiellen Lösungen entsprechen nicht unseren Vorstellungen: In einem Fall erscheint uns die Integration einer Ressourcenplanung unzureichend, im anderen Fall schrecken die Bewertungen der User ab.

Direkter Kontakt bringt mehr als Demozugänge

Bei den verbliebenen drei Lösungen versuchen wir nun, die Demozugänge intensiv zu testen. Jedoch stoßen wir rasch an Grenzen: Demolösungen derart leistungsstarker Programme sind ohne professionelle Einführung ähnlich gewinnbringend wie eine Dose Erbsensuppe ohne Dosenöffner – macht Appetit, aber eben nicht satt!
Also ändern wir unsere Strategie und telefonieren zunächst mit den drei Anbietern. Diese Gespräche erweisen sich als eminent wichtig, weil wir endlich merken, was wir wirklich brauchen – und nicht nur, was wir nicht wollen. Beispielsweise bringt uns ein Berater darauf, dass die direkte Ãœbergabe der Buchhaltungsdaten zu Datev langfristig eine enorme Erleichterung darstellt.
Zu den Features, die wir vorher gar nicht auf dem Schirm hatten, gehört auch die Integration des Mail-Protokolls imap. Wäre es nicht praktisch, wenn sich Angebote und Rechnungen direkt aus dem Programm verschicken ließen – und die betreffenden E-Mails zugleich in unserem Mailprogramm synchronisiert würden? Ein Anbieter kann diese Schnittstelle nicht vorweisen; der Berater schlägt vor, die Mails per Blindkopie an uns selbst zu schicken, um sie dann dort zu speichern, wo wir sie benötigen. Unser Urteil: zu aufwändig! Wieder ein Kandidat weniger …

Vergleichstabellen als Entscheidungshilfe?

Bei einem weiteren Telefonat mit den verbliebenen beiden Anbietern vertiefen wir die Fragen nach den Leistungen einzelner Funktionen. Wie unser Geschäftsführer Timm Rotter bereits im Interview erzählt hat, pflegen wir in Rechnungswesen und Controlling einen – sagen wir mal – überschaubaren Grad an Professionalität: Bisher nutzen wir Insellösungen, etwa selbst erstellte Excel-Dateien. Die neue Agentursoftware soll jetzt alles unter einen Hut bringen. Um die Unterschiede so transparent wie möglich zu vergleichen, bewerteten wir die verschiedenen Features in einer Tabelle. Die entscheidende Frage ist nun: Was davon ist uns am wichtigsten?
Um einen noch besseren Überblick zu bekommen, wenden wir uns erneut an erfahrene Nutzer. Sowohl Because Software als auch der verbliebene andere Anbieter stellen Kontakte zu langjährigen Kunden her, die wir interviewen. Auch befreundete Agenturen, die eines der Systeme nutzen, bitten wir um ihre ehrliche Einschätzung. Insbesondere interessieren uns die Dauer der Implementierung sowie der Support. Denn beides sind Punkte, die man sich am besten aus der Kundenperspektive erklären lässt.

Letztlich überzeugen uns die Details

Anschließend drehen wir eine letzte Runde zur Bewertungen der Funktionen. Durch die Detailanalyse erkennen wir inzwischen kleine, aber wichtige Unterschiede.
– Während es beim Konkurrenzprodukt eine Limitierung gibt, wie viele Fenster sich parallel öffnen lassen, gilt das bei easyJOB nicht. Anfangs mag es gewöhnungsbedürftig sein, wenn sich für jede Abfrage ein neuer Tab im Browser öffnet. Letztlich ist es so aber am einfachsten, Prozesse parallel zu steuern – und genau das ist ja die Wirklichkeit im Agenturleben. Dieses Multiwindowing ist ein Punktgewinn für easyJOB.
– In der Zeiterfassung überzeugt bei easyJOB die Funktion, Ãœberstunden sehr transparent auszuweisen. Da wir all unseren Mitarbeitern 40-Stunden-Wochen bieten und jede Stunde mehr ausgleichen, ist das für uns sehr wichtig.
– Immer klarer wird uns auch, dass die Implementierung und die damit verbundenen Workshops mit dem Software-Anbieter ein wesentlicher Faktor sind. Die Zeitangaben dafür sind bei den beiden Anbietern sehr unterschiedlich: Während Because Software bei easyJOB mindestens zwölf Wochen ansetzt, sind es beim Konkurrenz-Anbieter lediglich sechs. Letzteres klingt zwar zunächst nach einem Vorteil. Jedoch erscheint uns die längere Dauer wesentlich realistischer, um alle Daten von verschiedenen Systemen zusammenzubringen – und das wohlgemerkt im laufenden Betrieb. Außerdem kommen bei easyJOB die zuständigen Mitarbeiter persönlich vorbei und erklären uns das Programm direkt in der Agentur.
Multiwindowing, Zeiterfassung, die vertrauenserweckende Implementierung und auch der Preis sind schließlich die ausschlaggebenden Kriterien – für easyJOB!

Unser Fazit

Eine solche Entscheidung zu treffen, ist nicht einfach, zumal sie auf mehrere Jahre angelegt ist. Denn es lohnt sich nicht, die Software nach kurzer Zeit wieder zu wechseln. Zu hoch sind der Aufwand für Suche und Implementierung.
Für Ihren eigenen Auswahlvorgang empfehlen wir, dass sich mehrere Mitarbeiter mit den Alternativen auseinandersetzen. Unterschiedliche Perspektiven von Geschäftsführern, Projektmanagern und Personalleitung haben uns viele wichtige Einblicke ermöglicht. Und: Stellen Sie den Anbietern unbedingt alle Fragen, die Ihnen einfallen! Denn es sind – so unsere Erfahrung – individuelle Details, die am Ende den Ausschlag geben.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

Because Software, Anbieter der Agentursoftware easyJOB, erklärt Ihnen, auf welche Punkte Sie beim Vergleich achten sollten.

Mit Agentursoftware ist es ein wenig wie mit einer neuen Liebe: Anfangs scheint alles perfekt, doch es dauert nicht lange, bis die kleinen (oder sogar großen) Macken des Alltags sichtbar werden. Auf diese fünf Punkte sollten Sie daher beim Vergleich verschiedener Lösungen achten, damit Ihr Favorit die Flitterwochen übersteht:

1. Langlebigkeit
Klassische Software veraltet schnell. Agentursoftware als Rückgrat Ihres Unternehmens sollte dagegen mitwachsen, damit Sie dauerhaft wettbewerbsfähig bleiben und effektiv arbeiten. Daher legen wir bei Because so viel Wert darauf, dass wir easyJOB ständig weiterentwickeln und dabei sehr innovativ bleiben. So fließen ständig technische und inhaltliche Neuerungen ein.

2. Funktionstiefe
Ein ausgefeiltes Funktionsangebot basiert auf Erfahrung. Regelmäßiges Kunden-Feedback, zeitliche und Entwickler-Kapazitäten sind der Garant dafür, dass ein Anbieter passende Lösungen entwickeln kann. Achten Sie darauf, wenn Sie Software vergleichen. Für uns war Funktionstiefe immer ein Leitmotiv, das wir in über 25 Jahren am Markt konsequent verfolgt haben. Sie sorgt dafür, dass auch tiefergehende Anforderungen gut erfüllt werden können. Und sie ist Voraussetzung für langfristige Investitionssicherheit, wenn die Software auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann, von denen die Agentur heute noch gar nichts weiß.

3. Modularität/ Schnittstellen
easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung entwickelt und wird schon im Basispaket mit umfangreichen Funktionen ausgeliefert. Rund dreißig Zusatzmodule decken weitere spezifische Anforderungen bestimmter Abteilungen ab, z.B. Finanzen und (vorbereitende) Buchhaltung, Produktion und Media. Schnittstellen zu DATEV, SEPA oder Jira erweitern das Anwendungsspektrum und Webservices (API) ermöglichen die Anbindung von Dritt-Programmen an easyJOB. So integrieren Sie ganz nach Wunsch Ihre Prozesse in einem führenden System und vermeiden das Arbeiten mit Insellösungen.

4. Individualisierbarkeit
Ãœber eine Vielzahl an Parametern, Einstellungen und Zusatzfeldern ist easyJOB sehr flexibel und kann perfekt für die jeweiligen Arbeitsweisen maßgeschneidert werden – und das ohne zusätzliche Programmierung. easyJOB ist wie keine zweite Lösung skalierbar, es zwingt Ihnen keine starre Lösung auf. Wir sehen uns deshalb Ihre Abläufe und Prozesse zuerst genau an und entwickeln daraus eine auf Ihre Anforderungen optimal zugeschnittene Lösung. Dieser geringe Mehraufwand bei der Integration führt anschließend zu größeren Einsparungen.

5. Usability
Agentursoftware sollte Sie in Ihrem täglichen Arbeitsalltag unterstützen. Heißt: Sie sollten jederzeit von einer Aufgabe zur nächsten wechseln und vieles parallel bearbeiten können. easyJOB besitzt diese „Multiwindowing“-Funktion seit langem. Unsere Kunden können so Leistungen zwischen Jobs kopieren oder beim Schreiben einer E-Mail parallel Notizen und Projektinformationen bearbeiten.

Wichtige Details im Blick behalten
Schauen Sie auf die wichtigen Details, wenn Sie sich für eine Lösung interessieren. Lassen Sie sich nicht von gefälligen Oberflächen blenden. Und denken Sie weitsichtig: Anfangs achtet man oft nur auf Funktionalitäten und Technologien. Sie sind dauerhaft aber nur so gut wie der Support und die Innovationsfähigkeit des Anbieters. Because beispielsweise verfügt über 17 Anwendungsberater. Auch deswegen ist easyJOB der Favorit inhabergeführter Agenturen im deutschsprachigen Raum. Wir justieren unsere Agentursoftware exakt nach Ihren Wünschen.

Noch mehr Informationen und Hilfestellung zur Auswahl der optimalen Softwarelösung finden Sie in unserem Whitepaper „Auswahl Agentursoftware / Checkliste“ ( https://www.because-software.com/fileadmin/Dokumente/Auswahl_Agentursoftware_Checkliste.pdf).

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

easyJOB Nutzer im Portrait – heute: in a nutshell. Die Kommunikationsagentur mit Schwerpunkt Social Media und Content Marketing beschäftigt 29 Mitarbeiter an den Standorten München und Köln. in a nutshell hat sich im ersten Halbjahr 2018 für unsere Agentursoftware entschieden und befindet sich gerade in der Einführung. Im Interview erklärt Geschäftsführer Timm Rotter, wieso er easyJOB ausgewählt hat.

Herr Rotter, wann haben Sie gemerkt, dass Sie eine professionelle Lösung zur Steuerung Ihrer Agentur brauchen?
Timm Rotter: Als ich ein entscheidendes Fußballspiel im Abstiegskampf unserer Freizeitmannschaft verpasst habe.

Wie bitte?
Timm Rotter: Es war tatsächlich so – irgendwann Ende 2016 habe ich am Monatsende versucht, schnell noch alle Rechnungen fertig zu bekommen. Und das auf Basis dutzender Exceltabellen mit Mitarbeiterstunden und sonstigen Aufwänden. Zudem musste die Umsatzsteuer-Voranmeldung raus. Unser Team hatte ein wichtiges Spiel, und ich habe kurz vor knapp absagen müssen, weil die Buchhaltung wieder mal nicht fertig wurde.

Wie groß war Ihre Agentur damals?
Timm Rotter: Wir waren sieben – zwei Festangestellte, der Rest Freie. Ihre eigenen Arbeitsstunden haben die Mitarbeiter in Excel erfasst, aber die Zuordnung auf Kunden und Projekten zur Abrechnung lief bei mir auf. Ich habe nach Feierabend immer sämtliche Stunden des Tages nachgehalten. Eine Weile funktionierte das, solange ohnehin alle Jobs über mich liefen und ich jeden Mitarbeiter gebrieft habe, was es genau zu tun gab am jeweiligen Tag. Effizient war es nicht, aber…

Ja?
Timm Rotter: Macht der Gewohnheit, würde ich sagen. Solange der Leidensdruck nicht zu groß wird, wurschtelt man sich durch. Ich glaube, das geht vielen kleinen Agenturen so, gerade wenn sie gut ausgelastet sind. Dann nimmt man sich im Tagesgeschäft keine Zeit, sich solchen strategischen Fragen zu widmen. Das ist ein großer Fehler, den man aber nicht wahrnimmt, weil man die – ineffizienten – Prozesse zu sehr verinnerlicht hat.

Kann man auf Excel-Basis eine Agentur führen?
Timm Rotter: Ja, wenn man über eine gewisse Größe nicht hinauswachsen möchte. Nach meiner Erfahrung wird es aber schon bei mehr als zwei Vollzeitkräften ineffizient.

Wie ging es dann weiter nach besagtem Abend?
Timm Rotter: Ich hatte das Glück, dass eine Mitarbeiterin einen Software-Entwickler kannte, der gerade ein Zeiterfassungssystem in der Betaphase hatte. Er hat uns angeboten, es als einer der ersten zu testen. Das war für uns schon mal ein Quantensprung: Jeder Mitarbeiter konnte, ohne vollen Einblick in die Zahlen, eigene Stunden auf die jeweiligen Projekte buchen. Als Admin konnte ich zugleich die Erlöse tracken und musste am Monatsende nur noch die Aufstellungen prüfen und als PDF exportieren.
Eine effiziente Zeiterfassung war damals unser größtes Thema, und mit der Software kamen wir echt voran. Parallel sind wir von MS Office mit zentralisierter Dokumentenablage auf die Google Cloud umgestiegen. Das Setup hat unser Wachstum kurzfristig sicher vereinfacht – aber Ende 2017 wurde immer klarer, dass auch das nur eine Ãœbergangslösung war.

Haben Sie wieder ein Fußballspiel verpasst?
Timm Rotter: (lacht) Nein – aber wenn Du wirklich wachsen willst, ist eine effiziente Zeiterfassung nur der erste Schritt. Zuletzt war es die Finanzbuchhaltung, die wieder aus dem Ruder lief: 35 Kunden, doppelt so viele Projekte – entsprechend viele Rechnungen, Belege und Stundenlisten gab es. Allein der Aufwand, die alle händisch erst im Rechnungswesen zu verarbeiten und dann nochmals händisch in DATEV zu übertragen… Das wurde uferlos.
Dazu kam, dass wir wieder auf Excel-Tabellen und Word-Dokumente zurückgreifen mussten – jetzt zur Ressourcenplanung und für Angebote. Die Daten der Neuprojekte mussten wir dann aber wieder in die Zeiterfassung eintragen – solch ein Nebeneinander von Systemen ist eine Wachstumsbremse.

Haben Sie einmal ausgerechnet, wie viel Zeit Sie vergeuden?
Timm Rotter: Ja, das habe ich – übrigens am Neujahrstag 2018, als Ruhe war. Im vierten Quartal waren mehr als 20 Prozent meiner Arbeitszeit für kaufmännische Projektverwaltung und Rechnungswesen drauf gegangen. Dazu kamen die Kosten für die Buchhalterin, die zwei Tage im Monat mit DATEV beschäftigt war. Daraus ist auch mein wichtigster Vorsatz für das neue Jahr geworden: keine Ãœbergangslösungen mehr. Ich wollte ein System, das alles steuert, vom ersten Angebot über Ressourcenplanung und Abrechnungen bis zur Ãœbergabe an die Steuerberatung.

Jetzt sind Sie seit Juni easyJOB-Kunde – wieso fiel die Wahl auf unsere Software?
Timm Rotter: Im Endeffekt vor allem, weil der Claim wirklich stimmt: Die Software lässt sich tatsächlich maßschneidern und verspricht, dass sie mit uns mitwachsen kann. Zudem verfügt easyJOB über einen sehr großen Funktionsumfang. Wir haben uns fünf verschiedene Anbieter angesehen. Nur bei easyJOB haben wir das volle Vertrauen, dass es nicht nur das abbildet, was wir heute brauchen, aber auch das, was wir – hoffe ich – in fünf Jahren brauchen werden.

Kurz zurück zum Anfang: Ist Ihr Team damals eigentlich abgestiegen?
Timm Rotter: Ja, aber inzwischen spielen wir wieder in der ersten Liga – wobei (grinst) das jetzt nicht an Ihrer Software liegt.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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